Α. Ανάπτυξη συστημάτων αξιολόγησης απόδοσης :

Ένα σύστημα αξιολόγησης απόδοσης αποτελεί βασικό εργαλείο για την αποτελεσματική διαχείριση των ανθρώπων μιας εταιρείας προκειμένου να πετύχει τους στρατηγικούς της στόχους. Συνεπώς, κάθε σύστημα αξιολόγησης απόδοσης πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στις ιδιαίτερες συνθήκες, ανάγκες και στόχους κάθε εταιρείας.

Η μεθοδολογία μας για την ανάπτυξη συστημάτων αξιολόγησης απόδοσης παρουσιάζεται στο επόμενο διάγραμμα, τα βήματα του οποίου επεξηγούνται συνοπτικά στη συνέχεια

1.  Προετοιμασία

Κατά την έναρξη του έργου :

• Προσδιορίζεται η Ομάδα Έργου και ο Συντονιστής Ομάδας Έργου από την πλευρά της εταιρείας,
• Προσδιορίζονται αναλυτικά με την Ομάδα Έργου ο σκοπός, οι στόχοι, οι βασικές παράμετροι του συστήματος αξιολόγησης και ο τρόπος σύνδεσης με άλλα συστήματα (πχ. talent management, career paths, reward management)
• Διενεργείται αποτύπωση της παρούσας κατάστασης και προσδιορίζεται το υλικό που χρειάζεται να παρέχει η εταιρεία στους συμβούλους (πχ. οργανογράμματα, περιγραφές θέσεων εργασίας, υφιστάμενοι δείκτες απόδοσης, στρατηγικοί στόχοι, στατιστικά εργαζομένων, κλπ.),
• Διαμορφώνεται αναλυτικό χρονοδιάγραμμα του έργου με σαφή προσδιορισμό του χρόνου απασχόλησης της Ομάδας Έργου, των συμβούλων και τυχόν άλλων μερών (πχ. προϊστάμενοι ομάδων).

2.  Σχεδιασμός συστήματος αξιολόγησης

Κατά το στάδιο του σχεδιασμού οι σύμβουλοι σχεδιάζουν το σύστημα αξιολόγησης βάσει των αναγκών της εταιρείας. Πιο συγκεκριμένα, στη φάση του σχεδιασμού ολοκληρώνονται τα εξής :

• Προσδιορισμός των εμπλεκομένων μερών και των ρόλων τους στο σύστημα
• Προσδιορισμός συχνότητας αξιολόγησης
• Υποσυστήματα αξιολόγησης, εφόσον απαιτούνται διαφοροποιήσεις στις παραμέτρους ανάλογα με την ομάδα εργαζομένων που αφορούν
• Κριτήρια αξιολόγησης: ποσοτικά ή και ποιοτικά ανάλογα με τις ανάγκες και δυνατότητες της εταιρείας
• Φόρμες αξιολόγησης: διαμόρφωση περιεχομένου και παροχή οδηγιών σε software developers για την ανάπτυξή τους σε ηλεκτρονική μορφή
• Διαδικασία αξιολόγησης
• Ενημερωτικό και εκπαιδευτικό υλικό

3.  Πιλοτική εφαρμογή

Η πιλοτική εφαρμογή είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί ότι το σύστημα που σχεδιάστηκε επιτυγχάνει πλήρως τους στόχους του και τυχόν απορίες ή προβλήματα θα έχουν επιλυθεί πριν την καθολική εφαρμογή του.

Το δείγμα επιλέγεται σε συνεργασία με την Ομάδα Έργου προκειμένου να είναι αντιπροσωπευτικό των εμπλεκομένων στο σύστημα αξιολόγησης. Η πιλοτική εφαρμογή μπορεί να γίνει με παρουσία των συμβούλων. Σε αυτή την περίπτωση οι σύμβουλοι υποβάλουν στην Ομάδα Έργου έκθεση ευρημάτων και προτάσεων βελτίωσης. Διαφορετικά, οι σύμβουλοι στηρίζουν τις προτάσεις βελτίωσης στα ευρήματα της πιλοτικής εφαρμογής όπως αυτά παρουσιάζονται από την Ομάδα Έργου.

4.  Τελική διαμόρφωση συστήματος αξιολόγησης

Σε συνέχεια της πιλοτικής εφαρμογής, οι σύμβουλοι διενεργούν τις απαιτούμενες τροποποιήσεις στο σύστημα και διαμορφώνουν αντίστοιχα τη διαδικασία, τα έντυπα καθώς και ενημερωτικό και εκπαιδευτικό υλικό.

5.  Ενημέρωση και Εκπαίδευση

Για την αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος, είναι απαραίτητη η ενημέρωση και εκπαίδευση των εμπλεκομένων στο σύστημα.

Ενδεικτικά, η εκπαίδευση των εργαζομένων περιλαμβάνει παρουσίαση της φιλοσοφίας και του σκοπού του συστήματος αξιολόγησης, επεξήγηση των κριτηρίων αξιολόγησης και παρουσίαση της διαδικασίας. Η εκπαίδευση των αξιολογητών περιλαμβάνει επιπλέον τεχνικές αποτελεσματικής διεξαγωγής συνέντευξης αξιολόγησης, παροχής εποικοδομητικής ανατροφοδότησης και χειρισμού αντιρρήσεων καθώς και τεχνικές ανάπτυξης ατομικών πλάνων βελτίωσης της απόδοσης

6.  Υλοποίηση του συστήματος

Αφορά στην εφαρμογή του συστήματος στο σύνολο των εργαζομένων και δεν απαιτεί απαραίτητα εμπλοκή συμβούλου. Αν η εταιρεία το επιθυμεί, οι σύμβουλοι μπορούν να παρέχουν υποστήριξη στους αξιολογητές ή / και στο HR.

Β. Αναθεώρηση συστήματος αξιολόγησης απόδοσης :

Συμβουλευτικές υπηρεσίες αναθεώρησης συστήματος αξιολόγησης απόδοσης, παρέχονται σε εταιρείες που διαθέτουν σύστημα αξιολόγησης της απόδοσης και επιθυμούν να το τροποποιήσουν προκειμένου αυτό να ανταποκρίνεται καλύτερα στις τρέχουσες και μελλοντικές επιδιώξεις της εταιρείας.

Ο βαθμός εμπλοκής των συμβούλων και η έκταση των παρεμβάσεων εξαρτώνται από το εκάστοτε ζητούμενο της εταιρείας.

Η μεθοδολογία για την αναθεώρηση συστήματος αξιολόγησης περιλαμβάνει τα βασικά βήματα της ανάπτυξης συστήματος αξιολόγησης που αναφέρθηκαν παραπάνω. Ωστόσο, η έκταση και το περιεχόμενο κάθε βήματος προσαρμόζεται ανάλογα με τις αναγκαίες παρεμβάσεις και τους στόχους της αναθεώρησης που προσδιορίζονται κατά τη φάση της προετοιμασίας.

Γ. Εκπαίδευση σε υφιστάμενο σύστημα αξιολόγησης :

Αρκετές φορές, εταιρείες που διαθέτουν σύστημα αξιολόγησης απόδοσης, αντιμετωπίζουν θέματα κατά την υλοποίησή του, σχετιζόμενα κυρίως με την αντίληψη των εμπλεκομένων για το σκοπό τους καθώς και την ικανότητα των εμπλεκομένων να τα εφαρμόσουν σωστά.

Για τις περιπτώσεις αυτές, αναλαμβάνουμε να σχεδιάσουμε και να υλοποιήσουμε εκπαίδευση των αξιολογητών ή / και των εργαζομένων στο υφιστάμενο σύστημα αξιολόγησης.

Ενδεικτικά, η εκπαίδευση περιλαμβάνει :

• Φιλοσοφία και αρχές του συστήματος αξιολόγησης
• Παράμετροι του συστήματος αξιολόγησης της εταιρείας
• Διαδικασία αξιολόγησης
• Συχνά λάθη αξιολόγησης και τρόποι αποφυγής
• Διενέργεια συναντήσεων αξιολόγησης απόδοσης, ανατροφοδότηση και διαμόρφωση πλάνων βελτίωσης και ανάπτυξης
• Πρακτική εξάσκηση