Υπάρχουν εργαλεία. Υπάρχει όμως και πρωτοβουλία;
Σε μια σκέψη για το σύγχρονο ποδόσφαιρο, είχε διατυπωθεί η άποψη ότι η ντρίμπλα δεν χάθηκε επειδή έλειψαν τα ταλέντα, αλλά επειδή χάθηκε το θάρρος και η πρωτοβουλία. Ότι η εύκολη πάσα προς τα πίσω έγινε ένας ασφαλής τρόπος αποφυγής της ευθύνης. Και ότι όταν η μπάλα μένει περισσότερο στα πόδια εκείνων που δεν καλούνται να δημιουργήσουν, τότε κάτι βαθύτερο δεν λειτουργεί.
Αυτή η σκέψη θυμίζει αρκετά και όσα συμβαίνουν μέσα σε πολλές επιχειρήσεις.
Γιατί και εκεί, αρκετές φορές, δεν λείπουν τα εργαλεία.
Λείπει η απόφαση να χρησιμοποιηθούν σωστά.
Και ακόμη περισσότερο, λείπει η διάθεση να αναλάβει κάποιος την ευθύνη που φέρνει η πράξη.
Σήμερα οι επιχειρήσεις έχουν περισσότερα εργαλεία από ποτέ
Σε σχέση με παλαιότερα, πολλές επιχειρήσεις έχουν πλέον πολύ περισσότερες δυνατότητες οργάνωσης και παρακολούθησης.
Έχουν:
- διαδικασίες που περιγράφουν πώς πρέπει να γίνεται η δουλειά
- reports που φωτίζουν την πραγματική εικόνα
- KPIs, δηλαδή δείκτες απόδοσης, που δείχνουν τι αξίζει να παρακολουθείται
- περισσότερη πληροφορία
- καλύτερη ορατότητα
- δυνατότητα για πιο ξεκάθαρους ρόλους και πιο διαφανείς αποφάσεις
Και αυτό είναι πράγματι πρόοδος.
Γιατί:
- οι διαδικασίες δίνουν συνέπεια
- τα reports δίνουν διαφάνεια
- οι δείκτες δίνουν κατεύθυνση
Χωρίς αυτά, η διοίκηση βασίζεται μόνο στο ένστικτο, στις εντυπώσεις και στις αποσπασματικές ερμηνείες της καθημερινότητας. Και τότε τα ίδια λάθη επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά.
Όμως τα εργαλεία από μόνα τους δεν αρκούν
Παρά τη βελτίωση που έχουν φέρει όλα αυτά, σε πολλές επιχειρήσεις παρατηρείται ένα σταθερό πρόβλημα.
Υπάρχουν στελέχη που:
- δεν αποφασίζουν
- δεν αναλαμβάνουν ownership, δηλαδή προσωπική ευθύνη για το αποτέλεσμα
- δεν παίρνουν πρωτοβουλίες
- επιλέγουν το ασφαλές αντί για το σωστό
- προτιμούν να μεταθέτουν το θέμα, αντί να το χειρίζονται
Κάπου εκεί φαίνεται ότι το πρόβλημα δεν είναι πλέον η έλλειψη πληροφόρησης. Είναι η έλλειψη στάσης.
Γιατί μπορεί το KPI να δείχνει καθαρά το πρόβλημα.
Μπορεί το report να λέει την αλήθεια.
Μπορεί η διαδικασία να υπάρχει.
Αν όμως κανείς δεν το παίρνει πάνω του, τότε όλα αυτά μένουν ανενεργά.
Όταν το report δεν οδηγεί σε δράση, κάτι βαθύτερο λείπει
Σε πολλές περιπτώσεις, η επιχείρηση έχει κάνει το πρώτο κομμάτι της δουλειάς. Έχει βάλει τάξη, έχει μετρήσει, έχει οργανώσει, έχει δημιουργήσει ορατότητα.
Όμως μετά, το αποτέλεσμα σταματά εκεί.
Το KPI εντοπίζει το πρόβλημα, αλλά δεν υπάρχει ιδιοκτήτης να το διαχειριστεί.
Το report παρουσιάζει την εικόνα, αλλά κανείς δεν παίρνει απόφαση.
Η διαδικασία έχει γραφτεί, αλλά λειτουργεί μόνο τυπικά, χωρίς ουσιαστική εφαρμογή.
Σε αυτό το σημείο γίνεται φανερό ότι το θέμα δεν είναι τεχνικό. Είναι διοικητικό και πολιτισμικό.
Δεν λείπουν μόνο τα εργαλεία.
Λείπει η κουλτούρα πρωτοβουλίας, λογοδοσίας και ευθύνης.
Το ownership δεν είναι θεωρία. Είναι καθημερινή στάση
Σε μια ώριμη επαγγελματική κουλτούρα, το ownership δεν σημαίνει απλώς ότι κάποιος έχει έναν τίτλο ή μια αρμοδιότητα στο χαρτί.
Σημαίνει ότι:
- αναγνωρίζει τι του αναλογεί
- δεν περιμένει πάντα οδηγίες για το αυτονόητο
- δεν κρύβεται πίσω από τη διαδικασία
- δεν χρησιμοποιεί την αναμονή ως άλλοθι
- αναλαμβάνει δράση όταν βλέπει ότι κάτι δεν λειτουργεί
Η διαφορά είναι μεγάλη.
Άλλο να υπάρχει ένα εργαλείο.
Και άλλο να υπάρχει άνθρωπος που το διαβάζει, το ερμηνεύει, αποφασίζει και κινείται.
Η ασφαλής πάσα προς τα πίσω υπάρχει και στις επιχειρήσεις
Μέσα στις ομάδες, η «ασφαλής πάσα προς τα πίσω» δεν είναι πάντα κυριολεκτική. Συχνά εμφανίζεται με άλλες μορφές.
Για παράδειγμα:
- όταν ένα θέμα πηγαίνει από άνθρωπο σε άνθρωπο χωρίς απόφαση
- όταν όλοι βλέπουν το πρόβλημα, αλλά κανείς δεν παίρνει θέση
- όταν η ανάλυση γίνεται συνεχώς, αλλά η δράση καθυστερεί
- όταν κάποιος κρύβεται πίσω από το «δεν είναι δική μου δουλειά»
- όταν προτιμάται η χαμηλή έκθεση από τη σωστή πρωτοβουλία
Αυτές οι συμπεριφορές μπορεί να μειώνουν προσωρινά το προσωπικό ρίσκο κάποιου. Μακροπρόθεσμα όμως κοστίζουν στην επιχείρηση πολύ περισσότερο.
Γιατί η στασιμότητα δεν προκύπτει μόνο από τα λάθη.
Προκύπτει και από την απουσία γενναίων, καθαρών και έγκαιρων αποφάσεων.
Οι επιχειρήσεις προχωρούν όταν τα εργαλεία συναντούν χαρακτήρα
Οι διαδικασίες, τα reports και οι δείκτες είναι απαραίτητα. Δεν αρκούν όμως από μόνα τους για να μετακινηθεί μια επιχείρηση μπροστά.
Χρειάζονται και άνθρωποι που:
- έχουν κρίση
- παίρνουν πρωτοβουλία
- αντέχουν την ευθύνη
- μπαίνουν μπροστά όταν πρέπει
- μετατρέπουν την πληροφορία σε ενέργεια
Γιατί στο τέλος, η ουσία δεν είναι μόνο να ξέρει κανείς τι συμβαίνει.
Η ουσία είναι να κάνει κάτι γι’ αυτό.
Τι μπορεί να κάνει πρακτικά μια επιχείρηση
Για να μη μένουν τα εργαλεία ανενεργά και η ευθύνη «στον αέρα», βοηθούν μερικά ουσιαστικά βήματα:
Βήμα 1: Να ορίζει ξεκάθαρους ιδιοκτήτες θεμάτων
Κάθε βασικό KPI, κάθε κρίσιμο θέμα και κάθε βασική απόκλιση χρειάζεται συγκεκριμένο υπεύθυνο.
Βήμα 2: Να συνδέει τα reports με αποφάσεις
Το report δεν πρέπει να είναι μόνο ενημέρωση. Πρέπει να οδηγεί σε συζήτηση, απόφαση και επόμενο βήμα.
Βήμα 3: Να ξεκαθαρίζει πότε απαιτείται πρωτοβουλία
Να είναι σαφές ότι η αναμονή δεν είναι πάντα σωστή στάση και ότι σε ορισμένα θέματα χρειάζεται ενεργή παρέμβαση.
Βήμα 4: Να ενισχύει την κουλτούρα λογοδοσίας
Να φαίνεται καθαρά ποιος αναλαμβάνει τι, τι προχώρησε, τι δεν προχώρησε και γιατί.
Βήμα 5: Να επιβραβεύει τη σωστή ευθύνη
Οι άνθρωποι που παίρνουν ώριμες πρωτοβουλίες χρειάζεται να αναγνωρίζονται και όχι να αποθαρρύνονται.
Βήμα 6: Να μη χρησιμοποιεί τις διαδικασίες ως άλλοθι ακινησίας
Η διαδικασία υπάρχει για να βοηθά τη δράση, όχι για να κρύβει την απουσία απόφασης.
Βήμα 7: Να καλλιεργεί managers με θάρρος και κρίση
Γιατί τα εργαλεία χτίζουν το πλαίσιο, αλλά οι managers καθορίζουν αν το πλαίσιο θα ζωντανέψει στην πράξη.
Κλείνοντας
Οι επιχειρήσεις σήμερα μπορούν να έχουν περισσότερα εργαλεία από ποτέ. Και αυτό είναι σημαντική πρόοδος.
Όμως όταν:
- το KPI δείχνει το πρόβλημα και κανείς δεν το αναλαμβάνει
- το report λέει την αλήθεια και δεν ακολουθεί δράση
- η διαδικασία υπάρχει μόνο τυπικά
τότε το ζήτημα δεν είναι τα εργαλεία.
Το ζήτημα είναι αν υπάρχει κουλτούρα πρωτοβουλίας και ευθύνης.
Γιατί τελικά, ούτε στο ποδόσφαιρο ούτε στις επιχειρήσεις λείπουν πάντα οι δυνατότητες.
Πολλές φορές λείπει το θάρρος να γίνει η σωστή κίνηση τη σωστή στιγμή.