Blue Print – Ανάλυση Αναγκών για ERP, CRM, WMS και MRP

Πριν από οποιαδήποτε επιλογή ή αλλαγή πληροφοριακού συστήματος, η επιχείρηση χρειάζεται πρώτα να καταγράψει με σαφήνεια το πώς λειτουργεί σήμερα, τι ακριβώς χρειάζεται από το νέο σύστημα και ποια προβλήματα θέλει να λύσει.

Η υπηρεσία Blue Print – Ανάλυση Αναγκών για ERP, CRM, WMS και MRP της Zisimatos Management αφορά την οργανωμένη και αναλυτική αποτύπωση των λειτουργικών, οργανωτικών και πληροφοριακών αναγκών της επιχείρησης, ώστε να επιλεγεί με μεγαλύτερη ασφάλεια η κατάλληλη λύση.

Με απλά λόγια, πριν επενδύσει μία επιχείρηση σε νέο λογισμικό, δημιουργείται πρώτα ο χάρτης των πραγματικών της αναγκών.

Τι είναι το Blue Print

Το Blue Print είναι μία αναλυτική μελέτη αναγκών που προηγείται της επιλογής ή της αναβάθμισης ενός συστήματος ERP, CRM, WMS ή MRP.

Στόχος του είναι να απαντήσει με σαφήνεια σε κρίσιμα ερωτήματα όπως:

• Πώς λειτουργεί σήμερα η επιχείρηση και ποια είναι τα βασικά της process
• Ποια σημεία καθυστερούν, μπερδεύουν ή δημιουργούν λάθη
• Τι χρειάζεται το κάθε τμήμα από το νέο σύστημα
• Ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες από την πρώτη φάση
• Ποιες αναφορές, δείκτες και dashboards πρέπει να υπάρχουν
• Ποια λύση καλύπτει ουσιαστικά τις ανάγκες της επιχείρησης και όχι απλώς θεωρητικά

Χωρίς σωστό Blue Print, πολλές επιχειρήσεις καταλήγουν να επιλέγουν λογισμικό που φαίνεται σωστό στην παρουσίαση, αλλά στην πράξη δεν εξυπηρετεί τις πραγματικές τους ανάγκες.

Πότε χρειάζεται αυτή η υπηρεσία

Η υπηρεσία αυτή είναι κατάλληλη όταν μία επιχείρηση:

• σκέφτεται να εγκαταστήσει νέο ERP, CRM, WMS ή MRP
• θέλει να αλλάξει το υπάρχον σύστημα
• έχει ήδη πρόγραμμα αλλά δεν καλύπτει σωστά τις διαδικασίες της
• δουλεύει ακόμη με πολλά excel, e-mail και χειροκίνητες διαδικασίες
• θέλει να οργανώσει καλύτερα τις πωλήσεις, την αποθήκη, την παραγωγή ή την εξυπηρέτηση πελατών
• χρειάζεται συγκρίσιμες προσφορές από διαφορετικούς προμηθευτές λογισμικού
• θέλει να μειώσει τον κίνδυνο λανθασμένης επένδυσης

Τι αναλαμβάνει η Zisimatos Management

Η Zisimatos Management, ως Σύμβουλος Οργάνωσης Επιχειρήσεων, αναλαμβάνει τη διαμόρφωση του κατάλληλου Blue Print για την επιχείρησή σας, με στόχο η τελική επιλογή συστήματος να βασιστεί σε πραγματικά δεδομένα, λειτουργικές ανάγκες και σαφή επιχειρησιακή λογική.

Η προσέγγισή μας δεν ξεκινά από το λογισμικό.
Ξεκινά από την ίδια την επιχείρηση.

Εξετάζεται:

• ο τρόπος λειτουργίας της σήμερα
• οι βασικές ροές εργασίας
• οι ανάγκες κάθε τμήματος
• τα σημεία αστοχίας, καθυστερήσεων και έλλειψης πληροφόρησης
• οι ανάγκες για αναφορές, ελέγχους, εγκρίσεις και δείκτες
• η ετοιμότητα της επιχείρησης για μετάβαση σε νέο σύστημα

Τι περιλαμβάνει το Blue Print

1) Αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης

Καταγράφεται ο τρόπος που λειτουργεί σήμερα η επιχείρηση, ποια τμήματα εμπλέκονται, ποια συστήματα χρησιμοποιούνται ήδη, τι γίνεται μέσα στο ERP ή εκτός συστήματος και ποια βασικά προβλήματα υπάρχουν.

2) Καταγραφή βασικών διαδικασιών

Αναλύονται οι κύριες επιχειρησιακές ροές, όπως:

• αγορές
• πωλήσεις
• διαχείριση πελατών
• παραγγελιοληψία
• αποθήκη
• logistics
• παραγωγή
• κοστολόγηση
• τιμολόγηση
• credit control
• εξυπηρέτηση πελατών
• reporting και διοικητική πληροφόρηση

3) Ανάλυση αναγκών ανά τμήμα

Καταγράφεται τι χρειάζεται το κάθε τμήμα από το νέο σύστημα, ώστε η λύση να μην επιλεγεί γενικά και αόριστα, αλλά με βάση την πραγματική καθημερινότητα της επιχείρησης.

Ενδεικτικά:

• το εμπορικό τμήμα για leads, πελάτες, ευκαιρίες, παρακολούθηση ενεργειών και follow up
• η αποθήκη για αποθέματα, θέσεις, κινήσεις, παρτίδες, φόρτωση και ιχνηλασιμότητα
• η παραγωγή για προγραμματισμό, αναλώσεις, εντολές, κοστολόγηση και ανάγκες πρώτων υλών
• η διοίκηση για reports, KPIs και συνολική εικόνα λειτουργίας

4) Functional requirements

Καθορίζεται τι ακριβώς πρέπει να μπορεί να κάνει το σύστημα σε λειτουργικό επίπεδο.

Ενδεικτικά:

• διαχείριση πελατών και ευκαιριών
• reminders και follow up
• προσφορές και παραγγελίες
• πολιτικές τιμολόγησης
• workflows και εγκρίσεις
• διαχείριση αποθεμάτων
• αναπλήρωση υλικών
• ιχνηλασιμότητα
• dashboards
• forecasting
• διαχείριση credit control
• customer history
• reporting ανά τμήμα

5) Technical requirements

Καταγράφονται οι τεχνικές απαιτήσεις που πρέπει να ληφθούν υπόψη, όπως:

• cloud ή on premises
• δικαιώματα χρηστών
• διασυνδέσεις με άλλα συστήματα
• mobile χρήση
• data migration
• επίπεδα ασφάλειας
• δομή υποκαταστημάτων και αποθηκευτικών χώρων
• ανάγκες παραμετροποίησης
• δυνατότητες εξέλιξης

6) Αναφορές και KPIs

Καθορίζονται οι αναφορές και οι δείκτες που χρειάζεται η διοίκηση και τα τμήματα για να έχουν σωστή εικόνα και να μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις.

Ενδεικτικά:

• πωλήσεις ανά κανάλι, κατηγορία, πελάτη ή περιοχή
• DSO, ageing, ανοιχτά υπόλοιπα, εισπράξεις
• P&L
• budget versus actual
• αποθέματα και αναπληρώσεις
• costing
• production reporting
• profitability ανά πελάτη ή κατηγορία
• reports δαπανών και cash flow

7) Προτεραιοποίηση αναγκών

Οι ανάγκες ταξινομούνται σε:

• απαραίτητες για την πρώτη φάση
• σημαντικές για επόμενη φάση
• προαιρετικές ή μελλοντικές

Έτσι η επιχείρηση αποφεύγει υπερβολικές απαιτήσεις στην αρχή και μπορεί να οργανώσει πιο σωστά το έργο.

8) Κριτήρια αξιολόγησης λύσεων

Ορίζονται από την αρχή τα κριτήρια με τα οποία θα συγκριθούν οι διαθέσιμες λύσεις της αγοράς.

Ενδεικτικά:

• βαθμός κάλυψης αναγκών
• ευκολία χρήσης
• δυνατότητα παραμετροποίησης
• χρόνος υλοποίησης
• υποστήριξη
• συνολικό κόστος
• δυνατότητα εξέλιξης
• ποιότητα reporting

9) Scope έργου

Προσδιορίζεται με σαφήνεια τι περιλαμβάνει το έργο και τι μένει εκτός, ώστε να μην υπάρχουν παρερμηνείες στη συνέχεια.

10) Βάση για λήψη προσφορών

Το τελικό Blue Print χρησιμοποιείται ως κοινή βάση προς όλους τους υποψήφιους προμηθευτές, ώστε οι προσφορές να είναι πραγματικά συγκρίσιμες.

Γιατί είναι σημαντικό πριν από την επιλογή συστήματος

Η εμπειρία δείχνει ότι πολλές επιχειρήσεις προχωρούν σε επιλογή λογισμικού χωρίς να έχουν πρώτα ξεκαθαρίσει:

• τις διαδικασίες τους
• τα πραγματικά τους bottlenecks
• τις λειτουργίες που είναι κρίσιμες
• τα δεδομένα που θέλουν να αντλούν
• τα τμήματα που πρέπει να εμπλακούν
• το επίπεδο οργάνωσης που απαιτείται για να πετύχει η υλοποίηση

Το αποτέλεσμα συχνά είναι:

• λάθος επιλογή λογισμικού
• υπερβολικές παραμετροποιήσεις
• επιπλέον κόστος
• χαμηλή αξιοποίηση του συστήματος
• σύγχυση μεταξύ τμημάτων
• καθυστερήσεις στην υλοποίηση
• reports που τελικά δεν καλύπτουν τη διοίκηση

Το Blue Print μειώνει σημαντικά αυτόν τον κίνδυνο.

Βασικά οφέλη για την επιχείρηση

Με την υπηρεσία αυτή η επιχείρηση αποκτά:

• σαφή εικόνα των πραγματικών της αναγκών
• καλύτερη οργάνωση πριν από μία σημαντική επένδυση
• ξεκάθαρη καταγραφή διαδικασιών και απαιτήσεων
• κοινή γλώσσα μεταξύ διοίκησης, χρηστών και προμηθευτών λογισμικού
• καλύτερη βάση για σωστή επιλογή ERP, CRM, WMS ή MRP
• αντικειμενικό πλαίσιο αξιολόγησης λύσεων
• καλύτερο έλεγχο του κόστους και του scope του έργου
• μεγαλύτερη πιθανότητα επιτυχημένης υλοποίησης
• καλύτερες προϋποθέσεις για ουσιαστικό reporting και διοικητική πληροφόρηση

Η μεθοδολογία μας

Η υπηρεσία υλοποιείται με οργανωμένο και πρακτικό τρόπο.

Βήμα 1 – Αρχική διερεύνηση

Πραγματοποιούμε συνάντηση γνωριμίας για να κατανοήσουμε το αντικείμενο της επιχείρησης, τη δομή της, το υφιστάμενο σύστημα και τους βασικούς προβληματισμούς.

Βήμα 2 – Συναντήσεις με τμήματα και στελέχη

Μιλάμε με τους βασικούς εμπλεκόμενους χρήστες και υπευθύνους, ώστε να αποτυπωθούν οι πραγματικές λειτουργικές ανάγκες.

Βήμα 3 – Καταγραφή διαδικασιών και αναγκών

Αποτυπώνουμε τις επιχειρησιακές ροές, τα σημεία δυσκολίας, τις απαιτήσεις ανά τμήμα και τα απαραίτητα reports.

Βήμα 4 – Σύνταξη Blue Print

Συντάσσουμε το αναλυτικό έγγραφο απαιτήσεων και προτεραιοτήτων.

Βήμα 5 – Αξιολόγηση επιλογών

Εφόσον ζητηθεί, υποστηρίζουμε την επιχείρηση στη διαδικασία λήψης προσφορών, παρουσιάσεων και συγκριτικής αξιολόγησης λύσεων.

Παραδοτέα Υπηρεσίας

Ανάλογα με την περίπτωση, τα παραδοτέα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• αποτύπωση υφιστάμενης κατάστασης
• καταγραφή βασικών process
• ανάλυση αναγκών ανά τμήμα
• functional requirements
• technical requirements
• λίστα reports και KPIs
• προτεραιοποίηση αναγκών
• κριτήρια αξιολόγησης λύσεων
• scope έργου
• συγκριτικό πλαίσιο αξιολόγησης προμηθευτών